Tabla de contenido

 

I.        OBJETIVO        2

II.        ALCANCE         2

III.        IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO        2

IV.        MARCO LEGAL        2

V.        DEFINICIONES:        2

VI.        PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES        3

VII.        DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN        3

VIII.        DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES        4

IX.        DEBERES DE FARMADISA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 4

X.        AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DE TITULAR        5

XI.        POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 5

1.        Tratamiento de datos Personales relacionados con los asociados.         5

2.        Tratamiento de datos personales Gestión de Proveedores.        6

3.        Tratamiento de datos personales Gestión de Nomina.        6

4.        Tratamiento de datos personales Gestión de Clientes.        6

XII.        DATOS SENSIBLES        7

XIII.        GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES        7

XIV.        SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN        7

XV.        ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES        8

XVI.        TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN        8

XVII.        AVISO DE PRIVACIDAD        8

XVIII.        ATENCION DE CONSULTAS RECLAMOS, PETICIONES, RECTIFICACION ACTUALIZACION Y SUPRECION. 8

XIX.        AREA RESPONSABLE DEL TRATAMINETO DE DATOS PERSONALES        8

XX.        VIGENCIA        8

 

 

 

  1. I. OBJETIVO

Definir las políticas y normas corporativas para el tratamiento de protección de datos, recolectados de las partes interesadas, garantizando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. De esta manera, FARMADISA garantiza los derechos de privacidad, intimidad, buen nombre y autonomía de todas las personas que, en desarrollo de su actividad, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la Cooperativa cualquier tipo de información o dato personal, la cual podrá conocer, actualizar y rectificar.

 

  1. II. ALCANCE

Las políticas y normas aquí establecidas son aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de FARMADISA, cuyo titular sea una persona natural, así como al encargado y responsable del tratamiento de la información.

 

  1. III. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

NOMBRE DE LA EMPRESA:          FARMADISA

DOMICILIO:                         Calle 18A 28A 43

CORREO ELECTRONICO:                  Coofarmadisa@gmail.com

TELEFONO:                         (57-1) 3351000

 

  1. IV. MARCO LEGAL

 

  1. V. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.

Causa habiente: Persona que ha sucedido a otra por causa de fallecimiento de esta (heredero)

Cooperativa: FARMADISA

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos y firmas

Datos biométricos: Son considerados como datos biométricos aquellas informaciones que permitan identificar a una persona y/o confirmar quién es mediante la realización de tratamientos técnicos que recojan datos relativos al aspecto físico, corporales o conductuales, como su imagen facial, su huella digital o similar.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el Tratamiento de datos personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Partes interesadas:   Persona o grupo que tienen un interés en el desempeño o éxito de una organización, como clientes, proveedores, empleados, aliados, terceros y contratistas.

Registro Nacional de Bases de datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando FARMADISA o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.

Superintendencia de Industria y Comercio: Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.

Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia: Cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual encuentra ubicado dentro o fuera del país.

Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. VI. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de garantizar la protección de los datos personales, FARMADISA aplicará de manera armónica, integral y sistemática los siguientes principios:

 

LEGALIDAD: El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

FINALIDAD DEL DATO: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

LIBERTAD: El Tratamiento de datos personales al interior de la Cooperativa, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.

VERACIDAD: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales, la Cooperativa, garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por la Cooperativa, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que en la Cooperativa, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

  1. VII.  DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

 

  1. a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Cooperativa, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  2. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada la Cooperativa para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

  3. c. Ser informado por la Cooperativa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  1. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la Cooperativa.

  2. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  3. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  1. a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Cooperativa.

  2. b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

  3. c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  4. d. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

  1. VIII. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

 

a. Responder y respetar el interés superior de los menores

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

 

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización.

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  2. b. Datos de naturaleza pública;

  3. c. Casos de urgencia médica o sanitaria;

  4. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

  5. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

 

  1. IX.   DEBERES DE FARMADISA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FARMADISA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

 

En el tratamiento y protección de datos personales, la Cooperativa tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  1. a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

  3. c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

  4. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

  7. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

  8. h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

  9. i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

  10. j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

  11. k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

  12. l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  13. m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

  14. n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

  15. o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizado el tratamiento de sus datos.

  16. p. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

  17. q. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  18. r. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

  1. X. AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DE TITULAR

La Cooperativa ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

No es necesaria la autorización cuando se trate de:

  1. a. Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

  2. b. Datos que sean de naturaleza pública

  3. c. Casos de urgencia médica o sanitaria

  4. d. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

  5. e. Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.

 

Prueba de la autorización

La Cooperativa conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la Cooperativa podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos.

 

  1. XI.   POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de FARMADISA, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

 

  1. 1. Tratamiento de datos Personales relacionados con los asociados.

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, durante y después de la relación de asociados.

 

1.2. Tratamiento de datos durante la relación de asociados.

FARMADISA almacenará los datos personales y/o sensibles obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por la Cooperativa y con la finalidad de administrar la relación entre FARMADISA y el asociado.

 

El uso de la información de los asociados para fines diferentes a los establecidos en los estatutos y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido.

 

El uso diferente de los datos e información personal de los asociados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a FARMADISA evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

 

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

 

1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación de asociados.

 

Terminada la relación de asociado, cualquiera que fuere la causa, FARMADISA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación de asociado, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los datos personales de los ex asociados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

  1. a. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;

  2. b. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Cooperativa.

  3. c.Fines estadísticos o históricos

 

  1. 2. Tratamiento de datos personales Gestión de Proveedores.

FARMADISA solo conseguirá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a FARMADISA por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

  1. a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

  2. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Cooperativas o sus vinculadas

  3. c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012. FARMADISA podrá recolectar datos personales de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

 

  1. 3. Tratamiento de datos personales Gestión de Nomina.

 

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

 

1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

FARMADISA informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de FARMADISA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.

FARMADISA almacenará los datos personales y/o sensibles obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Talento Humano y con la finalidad de administrar la relación contractual entre FARMADISA y el empleado.

 

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido.

 

El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a FARMADISA evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

 

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

 

1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, FARMADISA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

 

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

  1. d. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;

  2. e. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Cooperativa.

  3. f.Fines estadísticos o históricos

  1. 4. Tratamiento de datos personales Gestión de Clientes.

FARMADISA se compromete a conservar los datos personales que los clientes han proporcionado, bajo condiciones de seguridad y privacidad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos de clientes serán:

  1. a. Realizar el envío de información relacionada con ofertas, cotizaciones, catálogos de productos, lista de precios, fichas técnicas, encuestas, noticias y contenido por área de interés, productos y demás servicios ofrecidos por FARMADISA.

  2. b. Desarrollar la misión de FARMADISA conforme a sus estatutos.

 

  1. XII. DATOS SENSIBLES

Para el caso de datos personales sensibles, FARMADISA podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  2. b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

  3. c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

  4. d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  5. e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

  1. XIII. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación podrá publicar imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por FARMADISA.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de FARMADISA o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con FARMADISA, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

Para garantizar la protección y seguridad de su personal, visitantes, edificios, bienes materiales e información, así como por razones logísticas, FARMADISA opera un sistema de videovigilancia en algunas zonas de sus instalaciones, garantizando la protección de los datos personales, la intimidad y otros derechos fundamentales e intereses legítimos de las personas filmadas por las cámaras.

 

 

 

 

  1. XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

FARMADISA está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Se ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

Se implementaron consoladas de Antivirus con conexión en la nube que mantiene las estaciones de trabajo actualizadas para evitar posibles ataques.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.

Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios de los diferentes portales de FARMADISA, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el usuario puede acceder y que sólo él conoce; el usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. FARMADISA no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas.

Para mayor seguridad, FARMADISA recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

Así mismo, FARMADISA puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

 

FARMADISA ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, FARMADISA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales Web propiedad de FARMADISA, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

 

  1. XV.  ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Una vez suministrados los datos personales, de manera voluntaria y libre, son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro.

 

Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros empleados clientes, proveedores y/o usuarios.

 

Se realizan backups de las bases de datos tanto con replicas internas como en la nube, para garantizar el respaldo y la recuperación de las mismas.

 

  1. XVI.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

FARMADISA suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

 

  1. a. Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.

  2. b. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  3. c. Terceros autorizados por el titular o por la ley.

  4. d. FARMADISA suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.

  5. e. A todo tercero que por su relación con la Cooperativa se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.

 

  1. XVII. AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, FARMADISA deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

 

El aviso de privacidad deberá contener la siguiente información:

  1. a. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

  2. b. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

  3. c.Los derechos que le asisten al titular.

  4. d. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información

 

  1. XVIII. ATENCION DE CONSULTAS RECLAMOS, PETICIONES, RECTIFICACION ACTUALIZACION Y SUPRECION.

Para la recepción de consultas, reclamos, peticiones, rectificación, actualización y supresión de datos personales, o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que FARMADISA tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.

 

Las consultas, reclamos, peticiones rectificación, actualización o superación podrán hacerse a través del correo Coofarmadisa@gmail.co m

 

  1. XIX. AREA RESPONSABLE DEL TRATAMINETO DE DATOS PERSONALES

Contabilidad será el responsable del tratamiento de los datos personales, por cuenta de FARMADISA.

 

  1. XX. VIGENCIA

La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 20 de mayo de 20121 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.